De meeste leads gaan niet verloren door slechte verkoop maar door tijd. Zo richt je directe opvolging in met de tools die je al hebt.

Een aanvraag komt binnen in een mailbox. Iemand ziet hem twee uur later, wil eerst iets uitzoeken, en belt de volgende ochtend. Ondertussen heeft de klant drie anderen aangeschreven. De lead is niet verloren gegaan aan een slecht verkoopgesprek, maar aan wachttijd.

Waarom snelheid zo zwaar weegt

Iemand die een offerteformulier invult, is op dat moment bezig met zijn probleem. Een uur later zit hij in een vergadering en een dag later heeft hij al met iemand anders gesproken. Je concurreert niet alleen op prijs of kwaliteit, maar op wie er als eerste terug is terwijl de vraag nog warm is.

De eerste reactie hoeft niet het hele antwoord te zijn. Bevestigen dat je de vraag hebt en zeggen wanneer je belt, houdt de lead al vast.

De eerste automatisering die je bouwt

Begin niet bij de complete keten maar bij het moment tussen aanvraag en eerste contact. Dat is bijna altijd waar het meeste geld weglekt, en het is technisch het eenvoudigst.

  • De klant krijgt direct een bevestiging met wat hij heeft aangevraagd en wanneer hij iets hoort. Geen automatische tekst die als automatisch leest, maar een concreet bericht.
  • De juiste collega krijgt een melding met context erbij: wat is er ingevuld, via welke pagina kwam de aanvraag binnen, en wat is er verder over deze klant bekend.
  • De aanvraag komt automatisch in je CRM te staan, zodat hij niet alleen in een mailbox bestaat.
  • Als er na een afgesproken tijd nog niets is gebeurd, komt er een herinnering. Dat is het net dat voorkomt dat een aanvraag stilletjes blijft liggen.

Wat je daarna kunt uitbreiden

  • Offertes die na een afgesproken periode nog openstaan, krijgen automatisch een herinnering.
  • Gegevens lopen door van je formulier naar je CRM naar je facturatie, zodat niemand ze nog overtypt.
  • Klanten die al maanden niets hebben besteld, krijgen een passend bericht.
  • Rapportages worden automatisch samengesteld en op een vast moment bezorgd bij wie ze nodig heeft.

Overstappen naar nieuwe software is zelden nodig

De meeste winst zit in het koppelen van wat er al staat. Formulier, mailbox, CRM, agenda en webshop kunnen bijna altijd met elkaar praten. Een migratie kost maanden, verstoort je werkproces en levert op zichzelf geen snellere opvolging op. Alleen als een tool echt geen enkele koppelmogelijkheid biedt, is vervangen het gesprek waard.

Waar het in de praktijk stukloopt

Twee dingen. Ten eerste worden flows gebouwd op het nette geval en niet op de rommelige werkelijkheid: een aanvraag zonder telefoonnummer, iemand die twee keer invult, een adres met een typefout. Test daarom met echte, mislukte aanvragen voordat je hem aanzet.

Ten tweede breekt een koppeling stil na een update of een gewijzigde instelling. Zonder bewaking merk je dat pas als iemand toevallig vraagt waar een aanvraag is gebleven. Zorg dat een storing zichtbaar wordt in plaats van dat hij wordt opgemerkt.